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入社100日以内に学ぶこと。3
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ビジネス
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1 ビジネス文書は公式文書――“すぐ書く”ことが「書く力」の鉄則!

『入社100日以内に学ぶこと。3』
[著]中島孝志 [発行]ゴマブックス


読了目安時間:3分
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 仕事で求められる報告書、企画書、提案書、議事録、レポート、営業日誌、さらにその素材となるメモ、手帳。スピーチの草稿から社内の伝言。おまけに日々のコミュニケーションで使われるメール、FAX、手紙と……何かとビジネスパーソンは書く機会が多い。とくにメールが一般化してからは書くコミュニケーションが膨大に膨れ上がった。


 だから、多くのコンサルタントが「書く力」をビジネススキルの先頭にあげるのだ。それは間違っていないかもしれない。


 本章ではビジネス文書の常識を徹底的に解説していくが、その前に忘れてならないのはこれらの文書はみな仕事上の公式文書だということだ。


 つまり第一は正確であること。文書にはあなたの氏名、日付けを記入し、あくまで公的なものとなる。その中にウソはいけない。


 もう一つはスピードである。仕事上で使用される記録なのだ、一週間前の出張報告書を出されたところで意味はなさない。すぐ書く、すぐに提出する。これはビジネス文章力の鉄則である。


 事業計画案などを提出する際にも、はっきり表われる。同じ発案でも一カ月も考え込んで企画書を書く人もいれば、すぐ取りかかって完璧でなくても一日で書き上げてしまう人もいる。ビジネスは早いもの勝ち、勝つのはつねに後者である。



 【社内文書のルール】


●宛名


 ・役職名を使う


 ・敬称は「殿」、複数を対象にする場合は「各位」


 ・宛名が2か所の場合はそれぞれの宛名の左上に「→」をつける


●ページ番号


 ・2枚以上になるときは必ず書く


●文書番号


 ・必要なものだけ記載する


●発信年月日


 ・原則として文書を発送する日を記入する


 ・「平成○年○月○日」と元号で記載


●発信者名


 ・役職名を使い、職制印または認印を押す


 ・内容や規定などによって「(印略)」とする


●表題


 ・原則として「~の件」「~について」


 ・本文の内容が一目でわかるように書く


 ・返信の場合は、できるだけ来信と同じ趣旨の表題をつける


 ・必要であれば、文の終わりに「( )」で目的を記載する


●本文


 ・冒頭文、前文を省略し、用件を記述する


 ・最後は「以上」で結ぶ


 ・「記」として箇条書きを使用する


●担当者名


 ・担当者名および内線番号を記入し、担当者の認印を押す


●添付書類


 ・添付書類がある場合は、書類名と部数を箇条書きにする


 ・添付書類を別送する場合には、その旨を記載する


 ・添付書類はできるかぎり同じサイズで揃える


(出典:関根健夫著『ビジネスマナー完璧マニュアル』大和出版)


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