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「イベント実務」がよくわかる本
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[2]会場計画条件の設定

『「イベント実務」がよくわかる本』
[著]平野暁臣 [発行]イースト・プレス


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会場計画の前提条件を列挙する


 会場計画は、所要施設のアウトラインや運営上の基本要件をはじめ、計画の前提となるさまざまな条件を列挙・整理することからはじまります。つまり、会場の構成に際して「どのような条件を満たせばよいのか」をできるだけ具体的にシミュレートする、ということです。


 検討課題は大きく3つあります。


 第一は、設置する施設の「物理的な要件」、すなわち会場内に配置する施設・造作や配備すべき設備等がどのような規模と性能を充足しなければならないのか、という点です。いうまでもなく、会場を構成する個々の施設・設備のアウトラインを想定しなければ会場計画の検討をはじめることはできません。所要施設の概要は、会場計画のための計画指標となるものです。もちろん、この段階では多くの条件は未確定なので、仮説の下に設定(予測)することが避けられません。必ずしも容易な作業ではありませんが、このステップでできるだけ精度の高い検討を行っておくことが大切です。


 第二は、「運営上の要件」、すなわち会場内で繰り広げられる種々のアクティビティとそれに対応する運営体制をサポートするうえで、会場はどのような条件を備えていなければならないのか、という点です。運営のシステムによって、施設に求められる機能は大きく違ってきます。求められる施設要件を運営面から考えてみる、ということです。さらに、個々の施設のあり方に加えて、施設相互の関係の検証も大切です。たとえば、各施設はそれぞれどのような位置関係に置かれるべきか、それらは動線上どのような場所に配置されるべきなのか、といった要素が重要な検討課題になります。


 第三は、「会場の与件(使用条件)」です。既存の施設を会場とする場合、空地に仮設施設を設営する場合、のいずれであっても、会場となる建物や敷地には使用する際に前提となる固有の条件(気象条件、設備供給の条件、アクセス関連の条件など)があります。それらはすべて会場計画の前提となる与件です。あらかじめしっかりとした調査・整理を行っておくことが必要です。(☞「会場の選定」)


 どのような類いの計画であれ、「計画」とは常に、こうしたいという企図、すなわち計画者の計画理念やアイデアと、こうするしかないという与件、すなわち原則として変えることのできない前提条件のバランスの上に成り立つものです。後者を無視して前者だけを考えたのではリアリティのない絵空事になってしまいますし、後者だけでは条件を機械的に満足するばかりの魅力のないプランになってしまいます。


 会場計画の検討を行うときも同様であって、種々の要件を抽出していく際には、この2つの要素をともに考え併せながら作業を進めることが大切です。優れた計画とは、成立条件を破綻させずに独自の個性を実現するものであることを忘れてはなりません。


 また、いうまでもなく、計画条件の精度が高ければ高いほど、会場計画・会場設計の合理性と信頼性も高まります。本節で検討する計画条件は、具体的な会場計画案を作成する際の拠り所となるだけでなく、会場や施設の設計作業を実際に進める際の貴重な手掛りともなるものです。


 ただし、上述のように、検討の前提となる条件の多くはこのステップではまだ確定していません。条件が固まるまで待っていたのではいつまでたっても計画作業は前に進みませんので、未確定な要素については仮説を組み立てたうえで、一通りの全体像を描いてみることが必要です。


 なお、こうして設定された計画条件は、当然ながら不変の指標ではありません。計画の進捗や諸条件の推移に応じてフレキシブルに変動すべきものであって、計画者は常に、そうした視線で自らの計画を見直し続けなければならないのです。


【計画課題】

[1] 所要機能の抽出と検討

[2] 所要施設・設備の検討と計画条件の設定

[3] 各種運営与件の検討と計画条件の設定

[4] 会場与件の検討と計画条件の設定


[1] 所要機能の抽出と検討


 まずはじめに、会場内に持ち込まれるべき機能を検討し、そのあり方を想定します。この作業は、それぞれの施設についての個別の検討の前に行われるもので、検討の対象は「施設」ではなく「機能」です。


 たとえば、「会場内で飲食を提供するのか否か」は会場計画を左右する大きな要因です。個々の施設の計画をはじめる前に、そもそもそのイベントに「飲食機能」を持ち込むべきか否か、を考えるべきことは当然です。


 しかし、仮に必要だとしても、いきなり飲食店舗の設計はできません。なぜなら、同じ食数の供給であっても、すべてを出来合いの弁当販売で処理するケースと場内で調理を行うケースでは要求される施設の規模や設備はまったく異なりますし、調理を行う場合でも、テイクアウトとシッティングでは条件が大きく違ってくるからです。さらに、そうした飲食店鋪を場内に点在させるべきか、あるいは1カ所に固めるべきかといった配置上の問題も、一律に(自動的に)決まるわけではありません。いうまでもなくそのあり方は、イベントの内容や事業構造、取り巻く環境や与条件などから、イベントごとに異なるはずです。


 すなわち、そのイベントにとってどのような形態の飲食機能が望ましいのか、という事前の検討なくして、施設の個別の計画・設計はあり得ないのです。


 同じように、たとえば「展示機能」は必要か、「ステージ機能」は要るのかなど、さまざまな検討と検証を行わなければなりません。もちろん、「どのような機能を検討の俎上に乗せるのか」、そして実際に「どのような機能を必要とするのか」は、イベントごとにすべて異なります。

[2] 所要施設・設備の検討と計画条件の設定


 前項の検討を受けて、所要機能を充足させるために用意すべき施設・設備の基本的な考え方と、それに基づく計画条件の設定を行います。実際に会場計画を進めるうえで拠り所となる与件を組み立てておく、ということです。


 なかでもこの段階で大切なことは、施設ボリュームの推計と把握です。施設ごとの本格的な規模算定については「会場施設基本計画」のステップで行うことになりますが、ここではその前段階として、会場計画の検討をはじめるに足るレベルのデータを用意します。この作業の目的は、個々の施設規模の詳細な検証というより、むしろ会場全体で必要となる施設・設備のボリュームの総体を把握することです。


 前項の例題でいえば、まずはじめに、計画入場者数や来場動態(入場者数の変動)を予測し、立地条件や会場周辺の飲食店鋪のキャパシティ等を勘案したうえで、会場全体としてどの程度の食数を供給すべきかを試算します。さらに、前項にあるように、それをどのような形態で提供することが合理的なのかを検討して、飲食店舗の種類別設置規模を算出・設定します。


 この過程で、店舗種別(レストランかテイクアウトか弁当か、など)ごとの利用者数=供給量を推計することになりますが、それは単に施設計画の基礎となるだけでなく、営業計画や運営計画の基本データとなり、さらに所要水量や発生汚水量の算出根拠ともなります。(客席数および利用率・回転率などを変数としながら一日の平均利用者数やピーク時間帯の利用者数を試算し、一方で店舗種別ごとの利用者一人当たり必要水量を仮定することで、一日当たりあるいはピーク時1時間当たりの所要水量を試算することができるからです。)


 同様の試算を、必要となる施設のすべてについて行います。基幹施設・サービス施設・展示施設・催事施設・営業施設・供給処理施設・交通アクセス関連施設など、検討の対象は多岐にわたります。ここで設定された施設の機能と規模が、後に続く会場計画や会場施設計画の前提となることは繰り返し述べている通りです。

[3] 各種運営与件の検討と計画条件の設定


 次に、運営面の視点から計画与件となるものについて考えていきます。仮に同じ用途を想定する場合でも、運営の仕方によってそのあり方が大きく変わるからです。


 たとえば、顧客を集めて新商品を発表・披露する展示会には、来場日時に制約がなく開催期間中なら自由に訪れることができる「自由観覧型」もあれば、ある特定の日時を指定して集客し、一定の時間を拘束して演出を行う「劇場型」もあります。いずれの方式を採用するかで、必要となる空間のキャパシティが異なることはもちろん、会場計画の根幹をなす観覧動線の構成や、受付や商談など付帯業務に関する施設機能のあり方が違ってきます。


 すなわち、運営や演出の基本方向も、会場計画の大切な構成要素となるのです。会場サービスの内容と展開方法、式典や催事の展開方法、種々の搬出入物のボリュームや頻度など、この分野で検討すべき課題は少なくありません。端的にいえば、会場運営の基本となる「人・モノ・情報の円滑な流れ」を実現するための会場構成のあり方を考える、ということです。


 なお、これら施設機能の問題と並行して、入場管理の基本方針、有料エリアと無料エリアの範囲と区画方法など、会場計画に大きな影響を与える入場制度にかかわる諸条件についても、基本的な考え方を整理しておくことが必要です。(☞「入場制度」)

[4] 会場与件の検討と計画条件の設定


 会場が備えている固有の条件や制約等を整理し、会場計画の与件とします。(☞「会場の選定」)

[留意点]


 実際に会場計画を進めるうえで必要となるさまざまな指標の推計とシミュレーションを行うことも、このステップに期待される重要な役割の一つです。「観客の来場動態と場内の滞留状況」「交通アクセスの分布」「供給処理設備の需要」など、会場計画を立案する際に重要な手掛りとなる与件を自ら設定しなければならない、ということです。


 この作業は、単体の施設レベルの次元を超えて、想定される状況に対して会場そのものが機能し得るか否かを見極めるためのもので、課題が見つかった場合には、会場計画のなかでその対応策を具現化することになります。


 いうまでもなく、試算・検討すべき内容とそれぞれの重要度はイベントごとに異なります。ここでは、多くのイベントに共通する指標をいくつか例示することとします。

●入場者数関連;入場者数の計画基準数値(☞「入場者予測」)、平均/ピーク日等入場者数変動、所要時間、平均滞留時間、断面滞留人員、同時滞留率など

●アクセス関連;現状駐車容量、交通機関別輸送能力、交通機関分担率など

●設備容量関連;所要電気容量、所要給水量、所要情報通信設備など

☞主な関連計画


 「会場選定」「会場基本計画」「会場施設基本計画」「入場者予測」「会場サービス基本計画」「入場制度基本計画」「交通アクセス基本計画」「駐車場基本計画」

◎参考


 地方博「飲食施設(調理店舗)の規模ならびに所要水量」試算例


 (1)利用者数


  開場時間(930~1730)のうち、1130から1430までの3時間は満席のフル回転とし、その他の5時間は70%の利用率とすると、利用者数は、


 レストラン(A)


    ピーク時 900人/h* 3h=2,700人


    ピーク外 900人/h* 0.7*5h=3,150人

(計=5,850人)   


 レストラン(B)


    ピーク時 500人/h* 3h= 1,500人


    ピーク外 500人/h* 0.7*5h=1,750人

(計=3,250人)   


 軽食スタンド


    ピーク時 630人/h* 3h=1,890人


    ピーク外 630人/h* 0.7*5h=2,205人

(計=4,095人)   


  となり、利用者の合計は 13,195人/日となる。


 (2)使用水量


   利用者一人当たりの平均使用水量をレストランで20リットル、軽食スタンドで10リットルとすると、


   (9,100人*20リットル)+(4,095人*10リットル)=


   222,950リットル/日   

(220トン/日)   


   ピーク時間帯の1時間当たりの使用量は、


   (1,400人*20リットル)+(630人*10リットル)=


   34,300リットル/h   

(34トン/h)   

※実際の使用水量は、調理形態(仕込みからすべて場内で行うのか、プレクッキングされた食材を多用するのか等)、料理種別(和食か中華か等)、テーブルウエア(食器の洗浄を要するのか、使い捨てか等)などの条件を仮定した数値を基に試算することになります。

☆用語


 『所要時間』


  すべての演出要素を全演出時間にわたって体験することを前提として、会場や施設をくまなく巡回した場合に要する時間。来場者の滞留時間を検討する際の基礎データとなる。なお、全体の概要と「見せ場」を一通り巡る場合に要する時間、という意味で用いられることもあるので留意が必要。いずれを指しているかは文脈から判断するしかない。


 『平均滞留時間』


  それぞれの来場者が会場内に滞在する時間の平均値。


 『断面滞留人員』


  ある瞬間に会場内に存在している来場者数。時間の流れをある断面で切ったときに、場内がどのような状態にあるかを考える。この平均を取ったものを「平均断面滞留人員」という。なお、検討の目的によっては、これに関係者の数を加えた指標を用いることもある。


 『同時滞留率』


  1日当たりの平均入場者数と平均断面滞留人員との比率。ある瞬間に、1日の入場者の何%が同時に場内に滞留しているかを表す指標。


 『ピーク日集中率』


  総入場者数に占めるピーク日入場者数の比率。ピークの1日にどれだけ来場が集中するかを表す指標で、総入場者数の何%がピークの1日に来場するかを示したもの。「平均入場者数」とともに、来場動態を検討する際に用いられる。また、「第○~第○ピーク平均」など、必要に応じてさまざまなバリエーションのデータが使われる。


 『ピーク時集中率』


  1日の総入場者数に占めるピーク時間帯の1時間当たりの入場者数の比率。ピークの1時間に1日の入場者の何%が集中するかを示す指標。


 『交通機関分担率』


 (☞「交通アクセス」)


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