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(2021/11/26 追記)

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「イベント実務」がよくわかる本
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[7]会場サービス

『「イベント実務」がよくわかる本』
[著]平野暁臣 [発行]イースト・プレス


読了目安時間:16分
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「案内業務」「便宜供与」「迷子・遺失物等の取扱い」の方法


 会場サービスとは、来場者が快適に安心してイベントを楽しむことができるように、主催者が会場内で行う種々のサービス業務のことです。一般に、各種の案内や荷物の一時預りなど、来場者の利便を高めるための業務を中心に、迷子や落とし物の取扱い、医療救護といった場内でのハプニングに対処するサービスなどがこれに加わります。


 ホテルや展示場などの恒久施設を会場とするケースでは、想定されるサービスの多くは施設側に対応能力があるので、責任区分と費用負担区分について施設側と協議を整えることで解決するサービスアイテムが少なくありませんが、そうでない場合には、主催者が自らサービス機能を準備することになります。


 会場サービス業務は、大きく3つの類型に整理することができます。『案内業務』『便宜供与』『迷子・遺失物等の取扱い』の3種です。

『案内業務』とは来場者の問い合わせに応じた情報提供のことで、一般的なものに限っても、「場内の施設配置や道順」「実施内容のプログラムや見どころ」「開始時刻や所要時間」「混雑状況や待ち時間」「交通案内や運行状況」「近隣の観光情報やイベント案内」など、多岐にわたる情報需要が考えられます。


 イベントでは、来場者がそのイベントに触れるのも、その会場に身を置くのも初めてというケースが少なくないことから、案内業務に対する需要は本来的に大きいと考えなければなりません。また、的確な案内・誘導が行われるイベントは、それだけで良い印象を与えます。


 ただし、しっかりとした案内を行うためには、それなりの態勢を整えることが不可欠です。たとえば、案内業務を行う担当者が刻々と変わる混雑状況を正確に把握するためには、運営組織の内部に運営情報の管理・伝達システムが確立していなければなりませんし(☞「情報管理」)、観光や交通に関する情報提供を丁寧に行おうとすれば、しかるべき外部機関との連携が必要です。

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