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頭がいい人の仕事が速くなる技術
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01 仕事が遅い人の7つの悪癖

『頭がいい人の仕事が速くなる技術』
[著]三木雄信 [発行]すばる舎


読了目安時間:8分
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仕事が遅い人には理由がある



 仕事が速くなりたいと思っているのに、現実にはやるべきことがどんどん目の前にたまっていく……。


 そんな〈仕事が遅い人〉には、いくつかの特徴があります。


◆完璧主義である



 上司に企画の提案や資料の作成を頼まれたのに、いつまで経っても提出しない人がいます。


 これは「もっと良いアイデアがあるかもしれない」と延々と考え続けてしまう完璧主義タイプの人によく見られる傾向です。


 さらにこのタイプの人は、仕事を頼んだ側の期待値を確認せず、「自分が納得できるかどうか」をゴールに設定してしまいます。


 上司は「ワードでざっくりと要点をまとめた資料をつくってくれればいい」と考えているのに、頼まれた部下はパワーポイントを駆使し、手の込んだ資料をつくって満足している。そんなケースは、どのオフィスでもよく見られます。


 もちろん本人は「ベストを尽くしたい」という前向きな気持ちで取り組んでいるのでしょう。決して悪気があるわけではないことは、よく理解しています。


 しかし、相手が期待していないレベルまでつくり込めば、よけいな時間がかかり、結果的に納期が遅れてしまいます


 しかも独自に決めたゴールを目指してつくったものなので、アウトプットも相手の求めるものとはズレています。


 完璧主義タイプは、仕事の速さと質の両方において、失敗してしまうかもしれないのです。


◆考える時間が長く、結論を先延ばしにする



 セミナーに使う会場の手配を任されたものの、どの場所にするか、なかなか決められない。料金や広さ、立地など、さまざまな条件を比較検討してベストな会場を選ぼうとあれこれ考えるうちに、セミナーの期日がだんだんと迫ってくる……。


 似たような経験をしたことは、誰にでもあるのではないでしょうか。


 考える時間が長ければ長いほど、結論は先延ばしになります。結論が出せなければ、「予約の電話をかける」といった次の行動に移るのも遅くなります。


 こうなれば、仕事は遅くなる一方です。


 さらに恐ろしいのは、結論を先延ばしにするうちに、選択肢がどんどん少なくなることです。


 ようやく結論を出した頃には、目当ての会場はすでに予約でいっぱいだった……ということはじゅうぶんにあり得ます。


 それどころか、慌てて第二候補、第三候補にも連絡をしたがやっぱりダメだった、ということも出てくるでしょう。


 考え続けて結論を先延ばしにするうちに、選択肢がゼロになる可能性さえあります。

「セミナーの会場はどこも予約できませんでした」


 そんな報告をすることになるかもしれません。

「仕事が遅い上に、成果なし」という最悪の事態を招きかねないのです。


◆自分一人で全部やろうとする



 仕事でわからないことがあるのに、周囲の人に質問や相談をせず、何でも自分一人でやろうとする人がいます。


 きっと責任感が強く、真面目な人なのでしょう。「他の人に迷惑をかけてはいけない」という気持ちもあるのだと思います。


 しかし、わからないことをいくら考えても、残念ながら天からひらめきは降ってきません。孤軍奮闘すればするほど、目の前の仕事はいっこうに片づかず、机の上に仕事がどんどん積み上がっていくことになります。


 こうして仕事が止まってしまうのは、その人に「情報」や「権限」が足りていないからです。


 問題を解決するのに必要な情報を誰かに聞きに行くか、どうすべきかを判断できるだけの権限を持つ人に相談するか、どちらかの方法しかありません。


 他人の力を借りない限り、わからないことをいくら自分一人で考えても、答えは出ないでしょう。


 また、「自分でやったほうが速い」と考え、仕事を一人で抱え込んでしまうタイプも要注意です。


 どんなに優秀で作業の速い人でも、自分でできることには限界があります。


 頑張ったものの一人ではどうにもならず、締め切り間際になって、部下や同僚に仕事を振ることも多くなるでしょう。


 しかし、ギリギリになって仕事を頼まれるほうは、どう思うでしょうか。

「こんな間際に言われても、困るんだけど……」


 きっとこれが本音でしょう。


 場合によっては、チーム全員が残業を強いられることも出てくるはずです。

「自分でやったほうが速い」と考える人ほど、結局はチームの仕事を遅くする原因をつくってしまうのです。


◆二度手間やムダが多い



 メールを読んでも、すぐに返信しない人がいます。

「よく考えてから返事をしよう」と思っているようですが、あとでまた同じメールの文面を読み直すのは二度手間です。


 しかも、いったん別の作業をした後だと、頭を切り替えるのにも時間がかかります。

「あとでいいや」と考えるクセのある人は、本来なら一度で終わる仕事を、二度三度と繰り返しているのです。


 会議中に議事録用のメモをとったのに、実際に作成するのを後回しにする。


 知りたいことがあって本を読んだのに、企画書や提案書としてアウトプットするのを後回しにする。


 このような場合も同じです。


 後回しにして時間が経つうちに、一度頭に入れた情報を忘れてしまい、結局は同じメモや本を読み返すことになります。


 すぐやった場合に比べて、2倍や3倍の手間と時間がかかるのです。


◆遅刻グセ・ギリギリグセがある



 待ち合わせの時間にいつも遅刻する、あるいはギリギリに到着する人がいます。


 こういう人は、たいてい仕事の納期も遅れがちです。


 なぜなら、「いつまでに何をやるべきか」という時間の感覚が、世間とズレているからです。


 遅刻しないためには、あと10分早く家を出ればいいだけです。


 それができないのは、締め切りから逆算し、自分の行動にかかる時間を計算して、スケジュールや段取りを組むという基本ができていないということでしょう。


 また、一度や二度ではなく、いつも遅刻する常習犯は、「遅刻したら他の人に迷惑がかかるかもしれない」と考えるだけの想像力にも欠けています。


 だから仕事でも、自分が担当する作業が遅れたところで気にしません。


 自分が締め切りを守らなかったことで、チーム全体の作業が後ろ倒しになり、他のメンバーが締め切り直前まで徹夜で作業することになってしまう。そう考えるだけの想像力が足りていないのです。


 遅刻グセやギリギリグセがある人は、仕事のスピードにおいて、チームの足を引っ張る存在になってしまう。厳しい言い方かもしれませんが、そう考えざるを得ないのではないでしょうか。


◆メールの時間が長い



 仕事の連絡でほとんど電話を使わず、何でもメールで済ます人が増えています。


 込み入ったやりとりが必要な内容もメールで連絡しようとするので、ずっとパソコンの前に座って長文を書き続けます。


 それだけでも時間がかかるのに、相手からメールが返ってくるまでのタイムラグもあります。


 電話で直接話せば30秒で済む話も、メールの場合は1日や2日がかりになることも珍しくありません。


 その結果、コミュニケーションによけいな時間と手間がかかってしまうのです。


 理由を聞いてみると、「相手が取り込み中だと悪い」という気遣いから電話を避ける人が多いようです。


 メールに頼るタイプは、良く言えば優しい人なのでしょう。


 しかし裏を返せば、気が弱い人だと言うこともできます。


 もちろん、「相手に配慮している」というのも本心なのだと思います。


 しかし一方で、「言いにくいことは直接話したくない」「こんなことをお願いしたら怒られそうだから、とりあえずメールで様子を見てみよう」という気持ちもどこかにあるのではないでしょうか。


 その気の弱さがメールの処理にかかる時間をどんどん長くし、仕事が遅くなる原因をつくってしまうのです。


◆仕事の全体像を把握していない



 プロジェクトを任されたのに、なかなかキックオフできない人がいます。


 スタートからつまずいてしまうのは、仕事の全体像を(つか)めていないことが原因です。


 何でも自分一人で考えようとする人は、自分が見ている範囲のことしか把握できません。


 そのため、どこに何の課題があり、誰にどの作業を割り振るべきかがわからないため、動き出すのがどんどん遅くなるのです。


 かといって、全体像を掴めないまま、見切り発車でプロジェクトを進めてしまうのも危険です


 新サービスの導入を任されたので、企画部のメンバー中心で進めていたら、途中で財務部から予算についてクレームが入った。あるいは、コンプライアンス部から「サービスの内容に法的な問題がある」としてストップがかかった。


 こうして止まってしまったプロジェクトが、あなたの会社にもあるのではありませんか?


 そうなれば、プロジェクトはいちからやり直し。それまでにかかった時間は、すべてムダになります。


 最初の時点でプロジェクトに関わる人たちを全員集めて、「課題やタスクを皆で出し合おう」と言えば、大まかな全体像は掴めたでしょう。


 それを怠ったために、ゴール達成までの時間が何倍にも増えてしまったのです。



 いかがでしょうか。


 もしかしたら、あなたもいくつか心当たりがあるかもしれません。


 でも大丈夫。私もかつては、その一人でした。

「仕事が速くなりたい」という意志さえあれば、誰でも必ず変われます。


 そのことを、ここでお約束しておきましょう。



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