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やり直し・差し戻しをなくす できる人の準備力
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CHAPTER8 文章のプロが考える、ビジネス文書の作り方

『やり直し・差し戻しをなくす できる人の準備力』
[著]上阪徹 [発行]すばる舎


読了目安時間:16分
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1 文章は読んでもらえないのが当たり前、読んでもらう工夫を考える



 子どもの頃から当たり前のように文章と接してきたからでしょうか、文章は書けば読んでもらえるものだと思って書いている人が少なくない、と私は感じています。


 しかし、それは違います。


 文章を書く仕事を採用広告の制作からスタートした、という話はすでにしましたが、私がこのとき痛感したのが「文章は簡単には読んではもらえない」ということでした。


 採用広告には他の広告にはない特徴があります。それは広告に対する効果がはっきり見えるということです。


 当時は週刊の広告誌でしたから、掲載した広告に対して、その後の一週間で何人が応募してきたのか。何人が採用されたのかが数字ではっきりわかるのです。


 これは作り手にとっては、かなりのプレッシャーです。


 クライアントが支払う広告費は決して安いものではありません。それに対して問い合わせがゼロ、なんてことになってしまったら大変なことになる。


 このときに学んだのがエッジの効いた企画を立て、印象的なキャッチフレーズを作り、一気に最後まで読んでもらえるボディコピーを作るという考え方でした。


 そうでなければ、どんなに魅力的な会社の内容が書かれていても、読んでもらえないのです。今でもこのときの学びが、私の文章術の基本になっています。


 違ういい方をすれば、読者にとってのベネフィット(利益)を常に提示し続けなければ、文章を読み進めてはもらえない、ということ。読むのが大変な読み手に、どうすれば読んでもらえるのか。それをしっかり考えておかなければならないのです。


 文章を読むのは大変だということが想像できるようになると、書き手が文章を書くときの意識は大きく変わっていくと私は思っています。


 どうすれば読み手の大変さを軽減させられるか。それを考えるようになる。


 例えば上司や同僚、取引先にメールを送るとき、相手が読みやすくなるような工夫を少しでもしているでしょうか。


 タイトルをしっかりつけ、結論は最初に書き、ロジックを読みたければ下に進んでいけばいいという構成にする。


 文字で真っ黒に埋め尽くされた文面ではなく、行替えをしたり、ブロックを分けてできるだけすっきりさせる。


 漢字だらけの文章と、そうでない文章とでは、どちらが読み手には読みやすい印象を持たれるでしょうか。漢字とひらがなのバランスはどのくらいがちょうどいいのか、大人の文章として適しているのか、ビジネス雑誌などを意識して見てみるといいと思います。


 メールに限らず、文章を書くときに最も大事なことは何か。


 それは、きちんと相手に伝わる文章、相手にストレスを与えずに読んでもらえる文章を書くことです。


 うまい文章の前に、わかりやすい文章、読みやすい気遣いのある文章が、ビジネス文書では求められると私は思っています。

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