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(2021/11/26 追記)

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心をつかむメール術
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早い返信をくれた相手には、必ず感謝の気持ちを伝えること

『心をつかむメール術』
[著]内藤誼人 [発行]PHP研究所


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《内容もさることながら、その早いご返事に“二重に”感動してしまいました》
《○○さんの返信の早さはまさにオリンピックもの》


 メールで相手の心をつかむには、まず「さっさと返事をする」のが基本です。

 私などもそうですが、メールを送ってから2日も経って何の反応もなければ、人間というのはかなり不安になります。数日も返事がこないと、きちんと届いているのだろうか、出張していて会社のメールを見られないのだろうかと、やきもきし始めるのです。

 やはりメールを送った側としては、返信が早ければ早いほど嬉しい気持ちになるのは当たり前であり、あなたが出したメールにすぐに返事が来た場合は、感謝のメールを送り返しましょう。

 とはいえ、「お早いお返事、まことにありがとうございました」では、あまりにビジネスライクすぎるという欠点があります。これでは、せっかくの感謝の気持ちが十分に伝わりません。「せっかく急いで答えてやったのに、たったそれだけしか感謝しないの?」とかえって相手の気持ちを害してしまうかもしれません。

 こんなときに利用したいのが、冒頭のセリフです。感謝、感激、興奮、喜びなどの感情は、やや過剰に演出するのがコツです。過剰にアピールしないと、私たちの好意は相手に伝わりませんから、これくらいオーバーな表現をすべきなのです。これくらいの表現は普通に許容されるのが、メールの世界なのです。

 普段の仕事は、真面目にやらないと怒られてしまいますが、「メールでは、多少の茶目っ気は許される」という法則があることも覚えておきましょう。茶目っ気のある表現を散りばめることによって、ともすれば無味乾燥になりがちなメール・コミュニケーションに、はじめて血肉を通わせることができるのです。

 そもそもメールでは、「感情の誇張化」はよくあることです。

 南カリフォルニア大学のロナルド・ライス助教授によりますと、コンピュータ上で会話をさせると、対面でする会話のときとは違って、喜びや、怒りなどの感情的な発言が増えるのは「よくあること」だそうです。ですから、相手に感謝するときにも、「つい、オーバーに書きすぎちゃった!」としても、何ら問題はありません。相手は絶対に許してくれるでしょうから。

 メールではすぐに返信するのが大切ですから、相手に感謝するだけでなく、読者のみなさんもなるべく早く返信するようにしてください。早く返信すること自体が、すでに「感謝のあらわれ」なのですから。

 たとえすぐに返信できないような内容でも、「早急に確認し、ご返事します」「明日、もう一度ご連絡いたします」などというメールは送ってあげましょう。そうすれば、相手はやきもきすることなく、「メールは読んでくれたんだな」と安心することができますからね。
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