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片づく! 見つかる! スピーディー![完全版]超ファイルの技術
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まえがきに代えて

『片づく! 見つかる! スピーディー![完全版]超ファイルの技術』
[著]刑部恒男 [発行]すばる舎


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できる人は「ファイリング」もうまい!

◆「コクヨ」との出会いが、ファイリング法バージョンアップのヒントに!



 私は2005年に、同じすばる舎から『ファイルの技術』という、この本の前身にあたる本を書いた。「WI(ダブルインデックス)ファイル」という、長年の試行錯誤の末に私が考案したファイルシステムを紹介し、ファイリングの重要性を説明した。


 ロングセラーになって、読者の方からお便りもいただいた。そんなとき、文具大手のコクヨ本社から、WIファイルについての〈打診〉があった



 大企業の書類保管システムでは大きな棚にコクヨの美しいファイルが並び、とても立派である。なのに、ビジネスマンの机の上は書類の山が積まれたままだ。コクヨはこの机周りのファイリングシステムの改善を考え、近々リリースされる同社のファイルと、私のWIファイルの〈共通点〉に興味を持ったのかもしれない。


 もともとコクヨの新製品は、WIファイル専用ではない。さまざまに活用できる汎用性の高いものだ。しかし話を聞くと、WIファイルに最適な商品であることもわかってきた。私は、コクヨ製品にWIファイルの機能を盛り込むことを提案し、大筋で合意を見た。



 最初の出版から10年過ぎていることもあり、本書も大幅に加筆訂正した。コクヨ製品を有効に活用する方法も考え、そのアイデアも盛り込んだのが本書である。


 いわば「完全版」と思っている。



 コクヨから発売されるのは私が愛用してきた「紙袋」ではなく、ポリプロピレン製である。商品名も「WIファイル」ではない。しかし私の考案したWIファイルにも、最適のツールだと思う。そのことを踏まえた上で、私がこれまで愛用してきたWIファイルの考えやシステムについて説明しよう。


◆要するに「WIファイル」とは、どういうものか?



 オフィスの机の上は、その人の考えや性格も反映される。


「うわー、君の机の上は、ますますグチャグチャになっているじゃないか」

「なに言っているんだ。俺にとっては、それなりにまとめて置いてあるんだからさ」

「だけど、それじゃあ探しものが多くなるだろう」



 ──こんな会話は、よくある。たしかに、見た目は乱雑でも、本人にとっては整理されているのかもしれない。しかし、通常の仕事は「チーム」で進める一人だけぐちゃぐちゃの机では、周囲のモチベーションも下がるし、印象もよくない。


 そこでWIファイルの登場となるわけだが、もう少しオフィスの会話を聞いてみよう。


「君の言う〈まとまり〉ごとに、この〈魔法の袋〉に入れてごらん」

「魔法の袋って、何だい?」

「事務用の大型封筒(角形2号封筒)に、資料を〈仕事単位〉に放り込む。そしてタイトルを封筒表面の端に書き、机の上のブックエンドや本立てに、立てて並べる」

「じゃあ一番上に積んであるA会社のB企画はこの封筒にまとめて入れて、タイトルは『A会社 B企画』。次のF商事のG新製品はこの袋に入れて、『F商事 G新製品』と書いておこう。その下のW工業の資料は……おお! スッキリした。思ったより簡単だし、片づける時間もほとんどかからない。〈仕事単位〉でまとめると、すぐに思い出すから見つけやすいし、立てて並べるほうが簡単に探せる」



 これは、野口式「押出しファイリング」(「超」整理法)とも言う。必要な書類の入った袋を取り出し、終わったら左端に入れる。すると、あまり使わない資料は右端から押し出される。これを不要と判断したら、そのままゴミ箱へ捨てればいい。



 今後必要になるものは、大量に保管できる本棚かキャビネットへ移動する。しかし本棚に保存したファイルが大量になってくると、この時間順に並べる野口式「押出しファイリング」だけでは目的のファイルがなかなか見つからなくなる


 ふだんあまり使わないから保管していても、顧客から電話があったときには、すぐ見つけ出さなければならない。しかし大量のファイルを時間順に探していたら、すぐ出てこない。対応の不手際で会社の信用までなくしてしまう。



 保管するときは50音順のほうが探しやすいのである。


 この50音順の整理法が「山根式袋ファイル」である。



 つまり日常的に使う資料は机の上で野口式「押出しファイリング」、本棚などに保管するときには「山根式袋ファイル」がいい、ということになる。山根式だと、袋ファイルがどんなに増えても、アイウエオ順に並べて辞書を引くように資料がすぐ見つけられる。



 机の上の少ないファイルなら野口式「押出し式ファイリング」で超簡単に整理して、本棚に移動した大量の保存版ファイルは山根式「50音順」で整理すれば検索スピードは抜群である。野口式と山根式の〈ダブル整理法〉だ。


 いずれのやり方も、使い古しの封筒でもかまわない。


 しかし、やはりファイリングは美的なものも大事になるから、同じ封筒あるいはコクヨ製ファイルを買ってきて統一したほうがベター、ということになる。


 コクヨ製はポリプロピレン製の半透明だが、私はこれまで厚手の紙の封筒をデザインして大量発注してきた。コクヨ製品に統一するのが見た目にもきれいだろうが、コストなどとの兼ね合いで、角形2号封筒なども併用していいだろう。



 本書でご紹介するのは、野口式と山根式をドッキングさせた、私なりのファイリングの方法である。ポイントはインデックス(見出し)が2つあることだが、使い方や特徴は本文を読んでいただきたい。


◆野口式+山根式、さらにプラスアルファが「ダブルインデックス」だ



 野口式も山根式もすぐれたファイリングシステムだが、それぞれ問題がある。


 野口式は時系列でファイルしていく考えだから、机の上では最適だが、保管するときには困ってしまう。一方、山根式50音順では、関連するファイルをまとめて置いておけないのである。たとえば「イタリア」「フランス」「ドイツ」のファイルは、できれば「ヨーロッパ関連」でまとめて近い場所に置きたい。しかし山根式だとバラバラになってしまう。



 それなら、キャビネットの整理は図書館のように「系統別」分類にすればいいじゃないか、と思える。関連したファイルが隣に並んでいるから、たくさんの関連ファイルを一度に探せるし、仕事が終わったら一度に戻せる。


 この系統別分類は誰もが最初に試すのだが、分類しにくいファイルが増え、迷子になるファイルで苦労する。そこで、山根式や超整理法が工夫されてきた──という経緯がある。


 私も、本書で詳しく書くが、いろいろな方法を試してみた。しかしどうも「帯に短し、たすきに長し」……なのである。



 そこで、魔法の袋である「ダブルインデックス封筒ファイル」の登場となる。


 この「刑部式WI(ダブルインデックス)ファイル」は、1つのファイルに大項目と小項目の2つの項目名(インデックス=見出し)が書けるようになっている。この2つの「インデックス」の記入を工夫するだけで、50音順検索でありながら、関連したファイルをグループにまとめておくことも可能になるのである。


 たとえばメインインデックスにグループ名の「ヨーロッパ」、サブインデックスにタイトル名の「イタリア」「フランス」「ドイツ」……とすればいいわけである。


 こうすれば、「系統別」のように、関連したファイルが一瞬のうちに揃えられるし、仕事が終わったらまとめて一度に戻せる。それでいてすべてを「50音順」に単純に並べるだけだから、分類不能なファイルに悩むこともなくなる。


 スピーディーな検索も可能だ。



 それだけではない。「WIファイリングシステム」には、不要になったファイルを上手に捨てていく〈捨てる技術〉も取り入れられている。いわゆる「断捨離」の基準は、時間と空間の考え方である。


 つまり、ブックエンドで利用しないWIファイルは1年ほどで右端に移動する。このファイルを保存するか捨てるか決めればよい。ブックエンドという〈空間制限と時の流れ〉が、不要なファイルを自動的に処分してくれる。



 さて、保管することになったファイルはキャビネットや本棚に移すわけだが、増え続けるファイルで保管スペースは満杯になってくる。しかしこの〈空間〉の制限が捨てる基準を決めてくれる。


 ファイルを入れるスペースを空けるためには、キャビネットにある不要なファイルを捨てる。部屋や事務所は、普通は無制限に広くはできないものである。


 5~10年経った資料だから必ず要らない資料があるものだ。スペースが空いたらその時点で捨てる作業は中止する。時と空間が、捨てる決心を後押ししてくれるのである。


◆上手に使い、すぐ探せるファイリングシステムを!



 言うまでもなく、仕事において「ファイリング」はとても重要である。さまざまなプロジェクトをこなしている人などは、関係書類も多く、幅広い。それを、使いやすく、検索しやすくファイリングすることは、仕事の結果にも大きく関わる。


 仕事の種類や内容は千差万別である。技術系、研究職系の人のファイリングと、営業関係の人のファイリングは、当然ながら違う。だが共通していることも多い。



 必要な資料がすぐに出てきて、しかも分類しやすいということだ。ところがファイリングシステムはどれも一長一短で「これだ!」というものはなかった。私が実行している「WIファイリングシステム」も、もちろん完璧ではないだろう。


 しかし、これまでのさまざまなシステムの長所だけを取り入れた、画期的なものだと自負している。このシステムを、読者の皆さんが自分なりにバージョンアップやアレンジしてもらってもいい。むしろそのほうが私としても嬉しい。



 しっかりしたファイリングシステムができていると、仕事だけでなく生活もスムーズにいく。たとえば生活していると、役所などから資料や連絡も来る。簡単な連絡はその場で処理して捨てるが、必要なものは保存しておかなければならない。


 またプライベートでも、ハガキ、手紙、写真……等々、いろいろあるだろう。



 この本ではこうした資料などが、「使う、探す、保管する、捨てる」……という川の流れのようにファイリングされるノウハウを、主にWIファイルを中心に詳しく説明した。


 ファイルや資料の整理に悩む人、机の上がいつまでも片づかない人は多い。少しでもスムーズで効率的な生活や仕事のために、本書を大いに役立てていただきたい。


刑部恒男 

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