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33 メールの書き方

『日本語表現練習帳』
[著]中山秀樹 [発行]すばる舎


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 電子メールの書き方です。


 いまは、案内、通知、連絡、報告、依頼、照会、相談、指示などなど、さまざまな用件を、さまざまなひとが、さまざまな形で、e-mail=電子メールでこなしています。

 メールアドレスをもっていれば、世界中のひとに、電話のように相手を呼び出す必要もなく、手紙のように切手や封筒、便箋も必要なく、しかもすぐに送り届けることができるのですから、便利です。


 電子メールについては、ネチケット(Netiquette)というネット社会でのエチケット、マナーは存在しますが、書式について、こう書くべきという決まりは存在しません。

 礼儀はわきまえる、相手が読みやすいように配慮する、といった手紙や文章の基本ルールに沿って書けばよいです。

 ただ、メールは効率優先の情報伝達ツールとして使われることがほとんどですから、まさに「前略」の形式で書かかれるケースが多いです。

 書くときは、文面が表示されるのがパソコンのディスプレイ、受け手はいろんな用件のメールをたくさん受け取っている可能性がある……こうした電子メールならではの特性を考慮しましょう。

 具体的には、ディスプレイ(画面)をスクロールしながら読むときに読みやすいよう1行をあまり長くしない、段落ごとに1行空ける、といった書き方をすることです。

 「件名」にも工夫しましょう。「件名」が相手の受信リストに表示されますから、読み手にとってなんの用件のメールか、ひと目でわかるように書くようにしましょう。


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