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ファイリングの基本&超整理がイチから身につく本
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ビジネス
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第3章 「フォルダー・ファイリングの基礎知識」

『ファイリングの基本&超整理がイチから身につく本』
[著]小野裕子 [発行]すばる舎


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1 ファイリングの対象となる文書の種類
前章でファイリングの第一歩「捨てる」作業の重要性を述べました。本章では次のステップ「分類・配列」の前段階として、フォルダー・ファイリングの基礎知識として文書の種類やサイズなどについて紹介します。

◆「紙文書」は種類ごとに極力「フォルダー」を使う


 私たちが日常の業務で作成したり、入手した文書は、すべてファイリングで整理する対象になります。


 「この文書は自分しか見ないだろう」とか、「この文書は一時的なもので、ほとんど参照することがないだろう」などと自分で勝手に判断して、ファイリングの対象から外さないようにしましょう。


 ビジネス文書については様々な分類の方法がありますが、次図のように、

①一般文書、②帳票・台帳類、③図表類、④諸資料類


 4種類に分けるのが一般的です。これらを一律に同じ形式でファイリングする必要はありませんが、可能な限り「フォルダー」(3章の3以降参照)を使ったバーティカル・ファイリング(垂直置き)で整理をすると、規格の統一が図れて収納面でも整理しやすくなります。
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