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ファイリングの基本&超整理がイチから身につく本
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第6章 「ためずに使う「文書保管・保存」のルール〈オフィス共有編〉」

『ファイリングの基本&超整理がイチから身につく本』
[著]小野裕子 [発行]すばる舎


読了目安時間:11分
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1 ファイルの収納場所としての共有キャビネット
ファイリングした文書を保管しておくキャビネットや書庫スペース。これらオフィス全体で共有する場所の選定や、収納までの流れを「見える化」する管理ノウハウをご紹介します。

◆引出し式と棚式、それぞれのメリット・デメリット


 ファイルを収納するための収納家具を「キャビネット」と呼びます。キャビネットは、大きく分けると「引出し式」と「棚式」の2つのタイプに分けられます。


 フォルダーを使用するバーティカル・ファイリングでは前者の「引出し式」を主に使用します。バーティカルは垂直の意味で、フォルダーを立てて引出しの中に置いておくことから名づけられています


 引出し式には「縦型のキャビネット」と「横型のキャビネット」とがあり、「縦型」は間口寸法より奥行き寸法が大きいタイプです。「横型」は逆に奥行き寸法より間口寸法が大きいタイプです。


 棚式キャビネットは別名「保管庫」とも呼ばれています。いくつか種類がありますが、用途に合わせて選択しましょう。おすすめは施錠もできる両開き扉タイプです。


2 「縦/横」タイプ別、知っておきたい収納の手順
◆縦型と横型キャビネットの特徴


 縦型と横型のキャビネットがありますが、民間の企業では横型キャビネットが普及しているようです。フォルダーの収納方法については6章の1の図でもふれていますが、引出しの左から右に向けて、「ガイド→フォルダー」の順に分類の先頭から1列に収納します。2列に収納するタイプの引出しは、左列手前から後ろに向けて2列に収納します。また、引出し内に仕切り板があるのでそれを利用して、フォルダーやガイドが倒れないようにします。文書は年度末にかけて増えていくので、余裕をもたせておくことが大切です。


 次の引出しに移る場合は、区切りのよいところで引出しを替えましょう。前年度文書については、増えることがないので一ヶ所にまとめて、ロスがでないように収納します。


 なお、最初の引出しの先頭には貸出しカードやメンテナンスに使うファイル基準表などをセットしておくと便利です。
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