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仕事に使える脳科学! 目からウロコの「成功の秘訣」
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第3章 事務処理能力と脳科学

『仕事に使える脳科学! 目からウロコの「成功の秘訣」』
[著]福井一成 [発行]PHP研究所


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第3章 事務処理能力と脳科学


事務効率をアップさせるには脳科学




 事務仕事は、比較的単純な作業だ。単調なルーチン・ワークなのである。しかし、単調であるが故に、事務処理に脳科学的方法を当てはめやすい。脳科学は、事務仕事になくてはならない存在なのだ。


 第1章~第2章の企画や営業に比べると、事務仕事は正反対の性格を持つ。たとえば、企画は独創的な発想を必要とするが、事務処理に独創性は必要ない。決められたパターンに従って、処理をすればいいのだ。また、営業は人を相手にする仕事であるが、事務処理は書類(つまり物)を相手にした仕事である。


 だから、大脳の使い方も少し違う。企画は、「前頭葉」で独創力を発揮し、「右脳」のイメージを使い、「海馬」の知識がヒラメキの根底となる。営業は、「海馬」で暗記したセールス・トークに基づき、「前頭葉」で論理的に組み立て、「運動野」で身ぶり手ぶりを行なう。これに対して、事務仕事は、やはり何と言っても「海馬」がメインとなるのだ。


 事務処理の典型的パターンを「海馬」で暗記し、そのパターンを実務に当てはめる。その時に「前頭葉」も少しは使う(企画や営業と比べると、前頭葉の必要性は低い)。


 また、ビジネス文書を書いたり、収支の計算をしたりするので、事務仕事は「左脳」も使う。もちろん、それ以外の脳も必要だ。たとえば、アルファ波が出るCDを側頭葉で聴いたり、寒色系の色を後頭葉で見てリラックスすれば、事務効率がアップする。


 つまり、事務処理のカギを握っている脳は、まず「海馬」、そして「前頭葉」「左脳」だ。これらを十分に活用することが、事務仕事のエキスパートへの近道なのである。


要点

47 ▼ 事務仕事は、企画や営業と比べると、大脳の使い方が少し違う。

48 ▼ 事務処理業務のカギとなる脳は、海馬・前頭葉・左脳などである。


海馬の知識が事務処理を早める



仕事に慣れろ」「あいつは仕事が早い」──これらはオフィスでよく聞かれるコトバだ。前者は人事異動で新規に配属された職員に対して使われ、後者は長年勤務しているベテラン職員などに対して使われる。


 では、仕事に慣れて早くできるようになるコツは何だろうか? その答えは、ズバリ暗記である。記憶中枢の「海馬」で知識を覚えることだ。


 暗記すべきものは、職場の「業務マニュアル」や「ハンドブック」、前任者からの「引継書類」などである。しかし、マニュアルの説明が貧弱すぎて使えない場合は、同僚や前任者から仕事の手順を聞き出し、自分なりのメモを作成すること。もちろん単なる手順だけではなく、要領よく処理するノウハウも聞き出す。そして、これらをひたすら暗記するのだ。そうすれば、暗記したパターンを実際の仕事に当てはめて、迅速に事務処理ができる。

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