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魔法のように片づく!見つかる!ファイルの技術
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ビジネス
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うまくいっている人は、整理とファイリングができている──まえがき

『魔法のように片づく!見つかる!ファイルの技術』
[著]刑部恒男 [発行]すばる舎


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 ──ある日の、あるオフィスでの風景である。

 「わあー、なんだい、君の机はぐちゃぐちゃだ!」

 「なに言っているんだ。勝手に資料を片づけるなよ! 俺にとっては、それなりにまとめて置いてあるんだからさ」

 「だったら、そのまとまりごとに、“魔法の袋”に投げ込んでごらん。ゴミの山は嘘のようになくなるよ」

 「なに、その“魔法の袋”って?」

 「事務用の大型封筒(角形2号封筒)。それに、資料を“仕事単位”に放り込むんだ。気をつけることは、タイトルを封筒表面の端に書いておくことと、積み重ねないで机の上のブックエンドや本立てに、立てて並べることだけ。試してごらん」

 「うーん? そんなにすすめるなら試してみるか。いちばん上に積んであるA会社のB企画はこの封筒にまとめて入れて、タイトルは『A会社 B企画』だな。次のF商事のG新製品はこの袋に入れて、『F商事 G新製品』と書いておこう。その下のW工業の資料は……」

 「そうそう、その調子。あとは、ブックエンドに並べるだけだよ」

 「ほんとだ、スッキリした! すごいね。思ったより簡単だし、片づける時間もほとんどかからない。──さてと、あの資料はどこにしまったかな? そうだ、あの資料はあの仕事をしたときに調べた。そうそう、この『F商事 G新製品』の袋だ! “仕事単位”でまとめると、すぐに思い出すから見つけやすいね。それに、ついつい積み上げていたけれど、立てて並べるほうが簡単に探せるね」

 「机の上のファイルの並べ方は、野口式『押し出し式ファイリング』でやるとラクだよ。使ったファイルを次々と左端に入れて行くと、使わないファイルは右端に押しやられる、あの『超』整理法だ。いつも使うファイルは手元にあるからとても便利だよ」

 「ああ、あの方法なら試したことがある。いい方法だね。だけど、使い古しの封筒でもいい、というところがちょっと気に入らなかったんだけど……」

 「そうだね。やはりファイリングは美的なものも大事だから、角形2号封筒を買ってきて統一したほうがベストだね」

 「ところで、机から押し出されたファイルで必要のないものは、どうするの」

 「そのままゴミ箱へ捨てればいいんだよ。でも今後必要になるものは、本棚かキャビネットへ移動しなければならない。本棚に保存したファイルが大量になってくると、この時間順に並べる『超』整理法では目的のファイルがなかなか見つからなくなる。ふだんあまり使わなくても、いざというときに、すぐに見つけられないと困るよね」

 「それなら、袋ファイルがどんなに増えても、アイウエオ順に並べて置くだけで、辞書を引くように資料がすぐ見つけられる『山根式』袋ファイルが便利だと聞いたことがあるなあ」

 「その通り! 机の上の少ないファイルなら野口式『押し出し式ファイリング』で超簡単に整理して、本棚に移動した保存版ファイルは山根式『50音順』で整理する。こうすれば、すぐに探し出せる。野口式と山根式の“ダブル整理法”がおすすめだよ」
●──野口式+山根式、さらにプラスアルファ

 本書でご紹介するのは、野口式と山根式をドッキングさせた、私なりのファイリングの方法である。

 ただし、前述のように、ただドッキングさせただけでは、まだ完璧ではない。というのは、山根式「50音順」では、関連するファイルをまとめて置いておけないのである。たとえば「イタリア」「フランス」「ドイツ」のファイルは、できれば「ヨーロッパ関連」でまとめて近い場所に置きたい。しかし山根式だとバラバラになってしまう。

 それなら、キャビネットの整理は図書館のように「系統別」分類にすればいいじゃないか。関連したファイルが隣に並んでいるから、たくさんの関連ファイルを一度に探せるし、仕事が終わったら一度に戻せる──そう思ったが、この系統別分類は誰もが最初に試みるけど、分類しにくいファイルが増えて、迷子になるファイルで苦労する。だから、山根式や「超」整理法が工夫されてきたという経緯があるのだ。

 まさに、帯に短し、たすきに長し……なのである。

 そこで、魔法の袋である「ダブルインデックス式封筒ファイル」となる。

 この「WI(ダブルインデックス)式ファイル」は、1つのファイルに大項目と小項目の2つの項目名が書ける。この2つの「インデックス」の記入を工夫するだけで、「50音順」検索でありながら、関連したファイルをグループにしてまとめておくことができる。つまりメインインデックスに「ヨーロッパ」、サブインデックスに「イタリア」「フランス」「ドイツ」……とすればいいわけである。

 こうすれば、「系統別」のように、関連したファイルが一瞬のうちに揃えられるし、仕事が終わったらまとめて一度に戻せる。それでいて「50音順」検索だからスピーディーに検索できる。

 それだけではない。「WI式ファイリングシステム」には、不要になったファイルを上手に捨てていく“捨てる技術”も取り入れられている。増え続けるファイルの中から不必要なものを自動的に処分して行くシステムになっているのだ。

 本書はそのファイリング手法をくわしく説明したものである。

 なお本書ではさらに、私が使用しているシステム手帳についても説明した。私は6穴式のバイブルサイズのシステム手帳を長年使っている。スケジュールも、メモも、人生の計画も、すべてこの手帳に書き込んでいく。

 私にとって、人生を管理して人生の夢をかなえる手帳でもあり、情報やスケジュールを管理・整理する手帳でもある。手帳活用術は、ファイル術・整理術の一環として、欠かすことができない要素でもある。ぜひ参考にしていただきたい。

 ファイルや資料の整理に悩む人、机の上がちっとも片づかない人──。さあ、情報の海原へ大航海だ! 健闘を祈る。

 2005年8月

 刑部恒男
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