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魔法のように片づく!見つかる!ファイルの技術
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3 「仕事単位」にパッケージしよう

『魔法のように片づく!見つかる!ファイルの技術』
[著]刑部恒男 [発行]すばる舎


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●──テーマ単位、仕事単位で放り込む

 こうしてWI式ファイルができたら、散らばっている資料をファイリングしていこう。

 でも、どういうふうな基準で放り込めばいいのだろうか。

 基本は、テーマ単位、企画単位、仕事単位で資料をWI式ファイルの中に放り込んでパッケージすることだ。
●──仕事単位でファイリングする最大のメリットは?

 一度使った資料を探すとき、どのファイルにあるかを最も簡単で確実に思い出せる方法がある。それは「あの資料はあの仕事をしたときに使った」という記憶を活用する方法だ。一度自分が使った資料などは、仕事単位のファイルなら確実に探し出せる。

 仕事単位にファイルにまとめておけば、いままで関係なかったさまざまな資料も、ひとつのテーマによって集められる。その結果、ファミリーとしての意味を持つようになる。

 たとえば、S商事の仕事を担当する。資料として、会社パンフレット、商品カタログ、担当者の名刺、商品見積書などすべてをひとつのファイルに管理する。あとで、S商事の商品カタログが必要となったとき、「S商事」というファイルから見つけ出せるはずだ。


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