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(2021/11/26 追記)

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孫社長の締め切りをすべて守った 最速! 「プロマネ」仕事術
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ビジネス
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第3章 ゴールへの最短最速ルートを「プランニング」する

『孫社長の締め切りをすべて守った 最速! 「プロマネ」仕事術』
[著]三木雄信 [発行]PHP研究所


読了目安時間:27分
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「タスク出し」と「スケジューリング」7つのポイント



 立ち上げ段階におけるプロジェクト・オーナーとのやりとりで、プロジェクトのゴールが明確になりました。


 次のステップは、そのゴールに最短最速で到達するためのルートを「プランニング」することです。


 具体的には、タスク出しやスケジューリング、メンバーへの割り振りなどを行ないます。


 すべてのタスクを把握し、アウトプットを定義し、それぞれのタスクの担当者を決める。


 この作業をしっかりやらないと、実際に動き出してから仕事の手戻りや二度手間が発生する原因になります。


 スケジュールを立てる上で、知っておくべき「依存関係」「クリティカルパス」などの考え方もご紹介しましょう。


 また、タスクをメンバーに割り振ったものの、その通りに仕事をしてくれなかったり、想定していたものとは違うアウトプットが出てきたりすることがあります。


 プロマネにとっては、こうした状況ほど頭の痛いものはありません。


 そこで、プロジェクトの初期段階でよく起こりがちなトラブルを防ぐコツも紹介します。


 この章を読めば、あなたが抱えているスケジューリングやタスク管理に関する悩みは解消できるとお約束します。


タスクをすべて書き出し、

WBS(Work Breakdown Structure)を作る




 では、二つめの段階である「プランニング」について説明します。


 ゴールまでに「やるべきタスク」をすべて洗い出し、それぞれの担当者と納期を決め、各メンバーに割り振り、全体のスケジュールを立てる──。


 ここまでが、プランニングの段階でやるべきことです。



 プランニングで一番大事なことは、できるだけ早い段階で、すべてのタスクをもれなく出してしまうことです。


 プロジェクト・マネジメントの世界では、タスクを書き出すことを「WBS(Work Breakdown Structure)を作る」という言い方をします。


 これは、プロジェクトのゴールに到達するためにやるべき作業(Work)を、できるだけ細かく分解して(Breakdown)、さらに分類や構造化(Structure)したものです。……というと難しく聞こえるかもしれませんが、専門スキルがなくても大丈夫です。


 ここからは、具体的なタスク出しのやり方について説明しましょう。



 前章でお話しした通り、プロジェクトのスタートであるキックオフミーティングで関係者を集め、メンバー全員で一緒にタスク出しをするのがベストです。


 プロマネが一人でタスク出しをすると、必ず抜けや漏れが発生します。


 なぜなら、プロマネがプロジェクトについて、すべてを知ることはできないからです。


 プロジェクトのテーマについて立ち上げ段階で最低限の知識は身につけたとしても、個別の分野について何もかも把握することはできませんし、する必要もありません。


 プロジェクトは様々な分野の専門家が集まり、それぞれのスキルや経験を発揮して、集団で一つの目的を達成するための仕組みです。


 ITのことなら情報システム部門、リスク対応ならコンプライアンス部門、経費の管理のことなら経理部門と、メンバーを含むステークホルダーはそれぞれが専門領域を持ったプロフェッショナルですから、自分だけで考えるより、その人たちの知恵を借りるほうがずっと速いし確実です。


「ゴールまでにやるべきタスク」をすべて書き出し、分類・構造化する



 私もプロマネを任された時は、必ずキックオフミーティングでタスク出しをします。


 いつもやることは、次の通りです。


 まず、全員に正方形の付箋を渡します(裏面が全面のりになっているものがお勧めです)。そして、「ゴールまでにやらなければいけないこと(タスク)を、すべて書き出してください」「今気づいている課題や今後課題になりそうなこと、またその課題に対処するためにすべきことを、何でもいいので全部書き出してください」などとお願いします。


 タスクに関しては、できるだけ細かく書いてもらうようにしましょう。


 例えば、「新商品キャンペーンの企画書作成」という一つのタスクでも、それを行なうために「商品企画部の担当者からのヒアリング」「競合商品のキャンペーンのリサーチ」「キャンペーン予算の確認」などが必要であれば、それも付箋に書いてもらうようにします。



 付箋にタスクや課題を書き出してもらったら、それをホワイトボードにすべて貼っていきます。重複するものが出てきた場合は、同じタスクの上に重ねてしまいます。


 一方、関連するものや、似たようなものがあった場合は、付箋を一箇所にまとめていきます。

「これとこれはアプリケーション開発の納期の問題だよね」

「これとこれはユーザーの個人情報管理の話だな」


 こうして分類していくと、いくつかの付箋の(かたまり)ができます。


 そうしたら、さらにフィッシュボーン(魚の骨)チャート的に整理していきます(次の図を参照)。

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