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(2021/11/26 追記)

犬耳書店の作品をRenta!に順次移行します。
詳しくはこちらでご確認いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

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35年間の取材生活から編み出した 「情報整理」プロの離れ業
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ビジネス
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第2章 情報を本当に活用するためのファイリング術

『35年間の取材生活から編み出した 「情報整理」プロの離れ業』
[著]長崎快宏 [発行]PHP研究所


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【今日からできる簡単ファイリング】

 身のまわりが整理されている人は仕事ができると言われるが、これはだいたいあたっている。整理上手の人は、なにが重要でなにが重要でないかがわかるので、常に仕事の核心を把握できるためである。

 整理整頓という言葉がある。広辞苑をひもとくと、整理は「乱れた状態にあるものをととのえ、秩序正しくすること」、整頓は「よく整った状態にすること」とあった。

 例えば、本の体裁もサイズも違う海外旅行の本が一〇〇冊あったとする。これを背表紙のデコボコを気にせずジャンルや国別に分けるのが「整理」。国はバラバラだけど大きさと体裁をそろえて、見た目の美しさを整えるのが「整頓」と言い換えることができよう。つまり、整理は使いやすさに、整頓は美しさに比重を置いた整理法と思えばよい。

 使いやすく、見た目も美しいファイリングシステムを構築するのは情報整理の理想である。この相反する条件を満たす整理法はないか。私は「ある」と答える。ちょっとした演出と小道具で、あなたの書斎やオフィスは簡単に整理整頓されるのである。では、その魔法のテクニックを披露しよう。


1 まず、見た目から入ろう

◆ファイリングにもカッコよさが必要

「まず、ファイリングの基本を勉強してから」と口うるさい私だが、今回はそんな理屈は抜きにして、いきなりファイリングの実践に入る。

 女性が、服装や化粧、アクセサリーにこだわるのと同じように、ファイリングも見かけの美しさが大切だ。外観がよければ中身もよく見えるという理屈で、まずは美しさを演出するファイリング用品探しから着手しよう。

 ファイリングの基礎知識がない人がいきなり文具店に行っても、なにをそろえればいいのかわからないだろう。そこで、とりあえず次の三点をゲットしよう。

 個別フォルダー=ペーパー製の二つ折り書類入れ、ファイルボックス=個別フォルダーをおさめる紙製ボックス、ラベル=フォルダーのインデックスを書く紙ラベルだ。

 最初は個別フォルダーと、これを収納するファイルボックスの最小構成でスタートすればよい。レコード数(データのこと)に応じて、個別フォルダーとファイルボックスを増やしていけば、このシステムは無限に広がる。これが、簡単ファイリングの特長だ。

◆ファイリングの基本三点セット


 さらに詳しく説明すると……
個別フォルダー

 ファイリングシステムの中枢をなす用具で、すべてはここから始まる。色あざやかなビニール製品に目を奪われがちだが、これらはファイリングの基礎をマスターしてから使用すべきだ。基本はあくまでもペーパー製フォルダーを採用すること。一般的なのが、三分の一カットの「個別フォルダー」で、頭(凸)の部分が全幅の三分の一あり、右側六分の一が欠きとられた商品(次の写真参照)がポピュラーなモノ。この見出し部分にフォルダーの内容をわかりやすく書いてインデックス(検索語)とする。

 ファイリング資料が少ないからといって、袋ファイルなどの安易な方法でお茶を濁してはいけない。資料はいずれ、あなたの知的財産となるのだから、初期投資を惜しむべきではない。

 約三〇年前、ヨーロッパからシルクロードを大周遊して帰国したとき、所持金ゼロの赤貧だった私だが、大枚の一万円をつぎ込んで個別フォルダーを買い、膨大な資料整理に取り組んだ。おかげで、後に数冊の単行本を上梓できた。

 そのフォルダーは、今日でも再、再、再利用されている。最初は高くても、これだけ使えばタダ同然。私の愛用品は、コクヨ製のA4判「個別フォルダー A4‐IFN」で一枚七五円也(三〇年前は六五円)。モデルチェンジなしで商品供給してくれるメーカーは偉い!

ファイリングはこの三点セットからスタートする

ラベル(貼ってはがせる)

 一般には、個別フォルダーのインデックスに直接書き込むのだが、ケチな私はラベルを貼り替えてフォルダーの紙がよれよれになるまで使う。

 コクヨの「タックタイトルはがせるタイプ」は、貼ってはがせるタイプで下地が傷まないかぎり(ラベルが密着するかどうか)半永久的に使える。幅がインデックスとほぼ同じで、サイズ的にちょうどよい。
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