読みたいトコだけ買える本。
犬耳書店
初めての方へ 記事一覧 無料登録 ログイン

犬耳書店はRenta!へ統合いたします

(2021/11/26 追記)

犬耳書店の作品をRenta!に順次移行します。
詳しくはこちらでご確認いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

0
-2
kiji
0
0
1268415
0
35年間の取材生活から編み出した 「情報整理」プロの離れ業
2
0
0
0
0
0
0
ビジネス
お気に入りとは?

お気に入りボタンを押すとお気に入りリストにこのページが追加されます。興味のあるページ・気になったページを後から確認するのに便利です。

お気に入り お気に入り
第3章 情報をデジタル化する

『35年間の取材生活から編み出した 「情報整理」プロの離れ業』
[著]長崎快宏 [発行]PHP研究所


読了目安時間:35分
この記事が役に立った
0
| |
文字サイズ


1 一〇万円でできる電子ファイリング

◆まず、スキャナーを買おう


 ごちゃごちゃした書斎、乱雑なオフィスの机。なんとかしなくちゃ、と頭を悩ます人は多いだろう。机まわりがごちゃごちゃなら、頭も混乱して当たり前。仕事ができるビジネスマンは、決まって整理上手だ。物事をシンプルにすれば、やるべきコトが明快になる。つまり、ストレートに問題解決に立ち向かえるということ。

 そこで、これらの文書をデータ化して書類を捨ててしまえば、デスクまわりや書斎はスッキリする。つまり、ペーパーレス化への挑戦である。

 書類をデータ化するには、データを保管するパソコンのほかに、読み取り機(スキャナー)と専用ソフトが必要だ。これらの機械を新たにそろえるには、格安のパソコン(七万円)+スキャナー(二・五万円)を加えた一〇万円ほどの出費。これで電子ファイリングができる。安いものだ。

 ホントに、これだけで電子ファイリングができるの? 疑う気持ちもわかるが、はい、できるんです。なにを隠そう、実は私も、本書を書くちょっと前まで疑っていたうちの一人だったのだから。

 スキャナー選びは、あれこれ迷う。各社がそれぞれの工夫を凝らした魅力的な機種をそろえているからだ。そこで参考までに私の実体験をご紹介しよう。

 お勧めのスキャナーは、上位機種で三二〇〇dpi(この数字が大きいほど画像がよい)の解像力を持つモノがよい。実勢価格四万三〇〇〇円と安くはないが、これから先四〜五年は機種交換なしで使えることを思えば、年間当たり一万円の出費は決して高くはない。こんなには出せないという人は、準上位機の二四〇〇dpiでも十分使える。これなら二万円ちょっとで買える。

 私は、まずキヤノスキャン8000F(二四〇〇dpi)を求め、半年後に新機種9900F(三二〇〇dpi)が発売されて買い換えたが、後者の高画質(最大で一六〇MBも食う)でスキャンすることはないので、買い換えの必要はなかったように思う。プロの写真家は別として、アマチュアなら二四〇〇dpiで満足できるはず。

 市場シェアを二分するエプソンとキヤノンで迷ったが、フィルムのゴミやキズを自動的に軽減してくれる機能(FARE Lavel 1)に押されてキヤノン製にした。従来、この機能は高級機にしか付いていなかったが、キヤノンは二万円強のキヤノスキャン8000Fでこれを実現した。

 なにしろ、私の古いポジにはカビの生えたモノもかなりある。旧来機では、スキャニングしたあとに、画像修整ソフト(アドビ社のフォトショップ)で汚れを手作業で消していたので時間がかかったが、自動修整機能はその手間仕事から解放してくれた。一枚当たり、二〇〜三〇分節約できたのは大きい。古い写真を持っている人は、この機能だけに二万円を払う価値はある。

 新しい写真を取り込みたい人は、この機能にこだわる必要はないので、価格とデザイン、使い勝手をよーく吟味して、好みの機種を買えばよいだろう。

 スキャナーは、コピー機のような「フラットベッド式」が一般的で、書籍のページを切り離さずに読み込みができるので使い勝手がよい。高級プリンターのなかには、インク部分をオプション(別売)のスキャナーヘッドに差し替えると読み込める機種もあるが、紙送りが一枚ずつなので、綴じてある本はバラさないと使えないのが難点。

◆本・雑誌などを電子ファイル化する


 書類を文書化するには、専用の読み取りソフトがいる。これは、スキャナーを買うとバンドル(抱き合わせ商品で付いてくる)されてくるので、よけいな心配はいらない。ただ、スキャナーのメーカーは、「自社製品だけ売れればよい」という態度がみえみえで、読み込みソフトの素晴らしい機能を消費者に十分説明する努力をしていないのが残念。

 私がスキャナーを導入したのは、スライド写真の電子アルバム化(後述)が目的だったので、書類の電子化には興味がなかった。ところが、添付のソフト説明書(A4判の紙が一枚)を見ると、いろいろなコトができると書いてある。

 バンドルされているソフトの主な機能は……
写真のスキャン/ネガ、ポジ、プリント写真の読み取り。
電子アルバム/写真を編集・整理する。
書類の文書化/原稿をOCR(光学式文字読み取り)でテキストファイルに変換。
文書ファイル/新聞・雑誌を電子スクラップする。
翻訳ソフト/英文をスキャンし日本語に訳す。
その他/名刺、印刷、メール送信など(これは使わず)。

 等々、すごい内容がラインナップされている。キヤノスキャンにバンドルされているソフトは、メディアドライブ社の「e.Typist」と「やさしくファイリング」ほかの簡易版で、より高機能を望むユーザーは特別価格でアップグレードできる。しかし、このままでもかなり使えるので、私はいまのところ簡易版で満足している。

 これらのソフトを使えば、かなり「電子ファイル化」できるが、特に興味を引いたのが、文書ファイルだった。


2 画像で保存するか、文字にするか

◆画像のファイリングは簡単


 長い間、私は新聞、雑誌のスクラップ、それに取材メモをテキストファイル(あらゆるワープロソフトで使える共通の文書保存形式)にし、データベースを構築してきた。これは実に手間がかかる作業で、入力に長い年月と莫大なお金を投入した。

 本当は画像のまま保存したかったが、テキストファイル(文章)にした理由は、当時の限られた技術(ハードディスクの容量が少なかった)では、私の膨大なスクラップをそのまま詰め込むのがむずかしかったからである。よって、苦肉の策で出典(雑誌・本・新聞)の内容を要約し、記録したのである。

 時は流れ、大容量のHDDが身近になったいま、画像(容量を食う)でデータベース化したほうがミス(誤入力)が少なく、作業も手っ取り早いというワケだ。

 では、さっそく画像ファイルを作ってみよう。まず、「やさしくファイリング」のソフトを起動し、私の古い連載記事をスキャニング(読み取り)してみたところ、な、なーんと、簡単に画像スクラップができた。二年間分の連載記事は、たった二五分でスキャニングを完了。これに気をよくして、自分の書いた雑誌記事や単行本を次々と電子ファイリング化した。

 ただし、画像の読み込みは速いが、これにタイトル、出典、キーワードなどを付けなければ、データベースとして完成を見ない。
この記事は役に立ちましたか?

役に立った
0
残り:14597文字/本文:17212文字
この記事を買った人はこれも買っています
      この記事を収録している本
      この本で最も売れている記事
      レビューを書くレビューを書く

      レビューを書いてポイントゲット!【詳細はこちら】

      この本の目次